• 수강료: 강사료 + 수용비. 학생이 한 과목을 듣는 데 드는 비용입니다.
• 강사료: 강사에게 지급하는 돈입니다.
• 수용비: 학교 회계로 전출하는 운영비입니다. 보통 강사료의 일정 %로 정하며, 재료비가 아닙니다.
• 교재비: 수강료와 별개인 교재 비용입니다. 분기별 또는 월별로 관리하고, 0원이면 미사용입니다.
• 방과후이용권: 학년 기준으로 주는 지원금입니다. 표에서 이용권 배지로 표시됩니다.
• 자유수강권: 가구 소득(자격) 기준으로 주는 지원금입니다. 자유 배지로 표시되고, 특수 대상은 특수 배지입니다.
• 수익자부담: 지원금으로 다 못 채운 금액을 학부모가 직접 내는 실부담금입니다.
• 지원금 원장(ledger): 지원금 사용·잔액의 단일 기준 장부입니다. 잔액과 소요액 보고서가 모두 이 원장 기준으로 집계됩니다.
• 지원금 소급적용(환불): 이미 자비로 낸 뒤 뒤늦게 자격이 생긴 경우, 기 납부액을 지원금으로 되돌리는 처리입니다.
• 소인수 지원: 수강 인원이 적은 과목에 강사료를 보전해 주는 지원입니다.
• 추가한도 선사용: 2학기부터 쓰는 자유수강권 추가지원금을 1~2분기에 미리 쓰도록 허용하는 예외 기능입니다.
• 에듀파인: K-에듀파인. 학교 회계 시스템으로, 징수·감면 결의 엑셀을 업로드하는 곳입니다.

Q. 상단의 학년도 버튼과 설정(⚙)은 어디서 쓰나요?

A. 📅 학년도 버튼에서 학년도를 바꾸거나 새 학년도를 만듭니다. 목록에서 고르면 즉시 그 학년도 데이터로 전환됩니다. 설정(⚙)에서는 백업/복원, 지원금 정책, 감사 로그를 관리합니다.

Q. [데이터 작업] 버튼이 잘 안 보여요.

A. 창 너비가 좁으면 버튼이 아래로 숨습니다. 창을 넓혀 오른쪽 위를 확인하세요.

Q. [수강료 적용]은 월마다 눌러야 하나요?

A. 아니요. 한 분기의 월별 금액을 모두 점검한 뒤 분기 결산 전에 한 번 일괄 적용하는 것을 권장합니다. 아무 행도 선택하지 않은 전체 목록 상태에서 처음 누르면 바로 적용하지 않고 [적용 필요] 보기로 전환되므로, 좁혀진 대상을 검토한 뒤 한 번 더 누르세요.

Q. 일반 적용·소급 적용·다시 맞추기는 어떻게 다른가요?

A. 일반 적용은 입력된 금액에 지원금을 차감하는 기본 흐름이고, 소급 적용 + 환불은 이미 자비로 낸 내역에 지원금을 뒤늦게 반영해 환불을 만드는 처리입니다. 둘 다 선택 후 바로 실행됩니다. 선택 범위 수강료 다시 맞추기는 금액·지원금·자부담 변화를 미리보기로 확인한 뒤 실행하며, 일부 월만 다시 계산할 때는 월 토글로 범위를 좁히면 됩니다.

Q. 학생 정보를 고쳤는데 수강료가 안 바뀌어요.

A. 학생 정보는 즉시 반영되지만, 이미 등록된 수강건의 금액은 자동으로 바뀌지 않습니다. [수강 관리]에서 해당 행을 직접 정정하세요. 프로그램 단가를 분기 중간에 바꿔도 이후 새로 등록되는 수강건에만 적용되므로, 기존 수강건은 역시 수동으로 수정해야 합니다.

Q. 자유수강권과 방과후이용권을 함께 가진 학생은 어떤 순서로 차감되나요?

A. 자유수강권이 먼저 소진되고, 남은 금액에 방과후이용권이 적용됩니다. 순서는 프로그램이 자동으로 처리하니 외울 필요가 없습니다.

Q. 선택 일괄 수정이 중간에 실패하면 일부만 바뀌나요?

A. 아니요. 한 건이라도 실패하면 전체가 롤백되어 일부만 바뀐 채 남지 않습니다. 원인을 고친 뒤 같은 선택으로 다시 실행하세요. 같은 과목의 수강건만 일괄 수정할 수 있습니다.

Q. 환불은 어디서 만들고, 어디서 조회하나요?

A. 환불은 [수강 관리]에서 수강건을 취소·정정하거나 소급 적용할 때 만들어지고, 만들어진 환불을 모아 보고 내보내는 곳은 [환불] 메뉴입니다. 조회가 빈 화면이면 특정 월만 보는 필터일 수 있으니, 월 필터를 전체로 풀고 [다시 검색]을 눌러 보세요.

Q. 환불을 삭제하면 수강 금액도 복원되나요?

A. 아니요. 삭제는 환불을 목록·합계·정산에서 빼는 처리일 뿐, 금액을 되돌리지 않습니다. 복원이 필요하면 [수강 관리]에서 해당 수강건을 직접 정정하세요. 삭제·취소된 건은 [환불] 메뉴의 [기록보기]에서 상태별로 조회할 수 있습니다.

Q. 외부기관 수강·외부교재비를 등록하면 지원금에 언제 반영되나요?

A. 저장하는 즉시 자유수강권 잔액에 자동 반영됩니다. 따로 ‘적용’ 버튼을 누를 필요가 없습니다. 등록 창에는 잔액이 실시간으로 보이고, 입력 합계가 잔액을 넘으면 잔액 부족 경고가 뜨니 금액을 조정한 뒤 등록하세요.

Q. 프로그램 그룹은 무엇이고 어디에 쓰나요?

A. 여러 프로그램을 하나로 묶는 단위로, 강사료·정산 집계와 에듀파인 징수 파일을 묶는 기준으로 활용됩니다. [프로그램]의 [그룹 관리]에서 만들고, 강사료·정산 화면에서는 보기 기준 [프로그램별 / 그룹별]로 집계 단위를 바꿀 수 있습니다. 배정된 프로그램이 있는 그룹은 삭제할 수 없습니다.

Q. 소요액 보고서에 외부기관 사용액도 포함되나요?

A. 네. 소요액 보고서는 지원금 원장(ledger) 기준으로 집계되므로, 외부기관·외부교재비처럼 본교 수강 등록이 없는 사용액도 빠짐없이 포함됩니다. 소요액보고서(자유)만 시작월~종료월을 골라 보고, 다른 정산 화면은 분기 선택 방식입니다.

Q. 강사료·수용비 금액이 예상과 달라요.

A. [프로그램] 메뉴에서 단가와 시수를 확인하세요. 시수 등록 방식은 ‘시수당 단가 × 월 시수’로 자동 계산되고, 직접 입력 방식은 입력한 금액이 그대로 반영됩니다.

Q. 에듀파인 징수/감면 파일 업로드가 실패해요.

A. 징수 파일의 학생 이름·과목명이 에듀파인과 정확히 일치해야 합니다. [프로그램] 메뉴의 이름과 설정을 점검하세요.

Q. 엑셀 업로드 시 오류가 나요.

A. 양식(컬럼 순서·시트 이름)이 프로그램이 제공하는 템플릿과 같아야 합니다. [등록용 내보내기]로 저장한 파일이 업로드 템플릿과 같은 양식이니, 이 파일에 데이터를 붙여넣고 다시 시도하세요.

Q. 백업은 어디서, 얼마나 자주 해야 하나요?

A. 설정(⚙) ▸ 백업/복원에서 데이터를 파일로 백업하고 필요할 때 복원합니다. 학기 초·분기 마감처럼 중요한 작업 전후로 한 번씩 백업해 두면, 실수나 오류가 생겨도 되돌릴 수 있습니다.

• 학기 초 (한 번): 학생 명단 등록 · 자유수강명단 지정 · 프로그램 개설·단가 설정 · 백업
• 분기 시작: 분기 선택 후 수강 신청 · 수강료·교재비 확정
• 매달: 환불 처리·조회 · 외부기관·외부교재비 등록 · 월별 강사료 집계·내보내기
• 분기 결산 전: [수강료 적용]으로 지원금 일괄 차감 · 소인수 지원 입력
• 분기 마감: 분기 정산 확인 · 에듀파인 징수/감면 파일 생성 · 소요액 보고서 · 내보내기
• 연말: 전체 정산으로 1년 비교 · 연간 내보내기 · 최종 백업